Tips Informáticos
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Buenas prácticas de herramientas informáticas que facilitarán el trabajo diario de los funcionarios de la Universidad de Cartagena.
Esta conversión se puede realizar de dos formas, uno es con el mismo programa Word perteneciente al paquete de Microsoft Office con la opción Guardar como donde en la opción Tipo deberás escoger la opción PDF, otras opciones son a través de programas como Primo PDF o si no quieres descargar programas en tu pc lo puedes realizar de forma on line.
A continuación unas de las páginas webs que puedes utilizar de forma gratuita.
En ciertas ocasiones disponemos de documentos demasiado pesados que necesitamos enviar por diferentes plataformas digitales, pero éstas exigen un determinado peso, en la que tenemos que reducirlos para así poder enviarlos. A continuación una de las páginas web que puedes hacer éste trabajo de manera fáci y gratis.
El correo electrónico es nuestra identificación en la web, en éste caso haciendo énfasis en el uso institucional, donde tendremos que tener en cuenta ciertos aspectos que "hablarán" bien de nosotros como de la institución a la que representamos y que podrían afectar nuestra seguridad e integridad personal. A continuación mencionaremos algunos.
- No usar el mismo correo electrónico en el ámbito laboral que el que utilizamos en el ámbito personal, en éste caso para lo laboral debemos utilizar el correo institucional.
- Todas las cuentas deben tener una firma con la información relevante sea personal institucional o laboral institucional (Nombre completo, cargo, dirección de oficina, teléfono fijo y/o celular, que se identifique con claridad el remitente.
- Debemos utilizar contraseñas seguras, con un mínimo de ocho caracteres, con una combinación de mayúsculas, minúsculas, números y símbolos, no acostumbrarnos a dejar la que nos asignan por defecto.
- Evitar el uso de contraseñas fáciles de adivinar como el número de documento de identificación o el número de teléfono.
- Cambiar la contraseña de forma periódica, más aquellas cuentas que son expuestas al público en general.
- Cerrar siempre la sesiones en los equipos informáticos o dispositivos compartidos para evitar que puedan ser accedidos por terceros.
- Si va a enviar información a varios usuarios de forma masiva utilice la opción C.C.O. (con copia oculta) para mantener la privacidad entre todos los destinatarios.
- Si por protocolo o jerarquía la información a enviar necesita que ciertos usuarios (muy pocas cuentas) se enteren de dicho envío utilice la opción C.C. (con copia).
Para ésta acción hay que analizar si es una cuenta personal institucional o si es de una oficina o dependencia, porque si es para el primer caso debe colocar el nombre completo, cargo que ocupa en la institución, teléfono o celular institucional (ésto es importante para que no afecte su vida personal), en el segundo caso en caso que no se encuentre disponible para descargar debe colocar el nombre de la dependencia (vicerrectoría, centro, división, sección, etc), el escudo para que denote pertenencia, nombre de la institución y el mensaje "Vigilada Mineducación", el sitio web oficial institucional o de la dependencia si es el caso, dirección donde se encuentra la oficina (ésto para en caso que un usuario necesite desplazarse personalmente), teléfono o celular institucional.
En el caso particular de las firmas de correos de dependencias la División de Comunicaciones implementó un diseño amigable para que exista una uniformidad, donde pueden ser descargadas aquí y en caso que no se encuentre la de su oficina escríbenos aquí
A continuación un ejemplo de firma de la División de Comunicaciones y R.R. P.P.
Si alguna vez ha visto que ciertas páginas web disponen de un candado antes de la url o dirección de la página que está visitando como por ejemplo https://www.unicartagena.edu.co quiere decir que dicho sitio es seguro para realizar transacciones virtuales, ésto se utiliza mucho en tiendas virtuales; a ésto se le llama certificado SSL, que en inglés es Secure Sockets Layer (Capa de sockets seguros), que quiere decir que si está navegando en un determinado sitio web y no lo tiene quiere decir que puede continuar pero lo recomendable es que no realice transacciones de tipo financiero, aunque si lo tiene, es necesario tener en cuenta y analizar si el sitio es confiable, donde en éste caso si tiene dudas lo mejor es que contacte a la empresa a la que necesita y así evita un inconveniente.
Todas los archivos en informática y más si se utilizan en Internet disponen de una extensión, en otras palabras la terminación del nombre que identifica el software conque deben ejecutarse, pero si éstas no coinciden podemos estar cayendo en una trampa y exponer nuestros datos personales y financieros. A continuación las extensiones más utilizadas.
- De texto: txt, doc, docx, etc.
- De imagen: jpg, gif, bmp, png, etc.
- De vídeo: avi, mp4, mpeg, mwv, etc.
- De audio: mp3, wav, wma, etc.
- De archivo comprimido: zip, rar, tar, etc.
- De lectura: pdf, epub, azw, ibook, etc.
Esto significa que si por ejemplo nos envían un vídeo por correo electrónico y la extensión de dicho archivo es .exe (Archivos ejecutables de software) significa que si le damos clic, lo más seguro es que sea un virus, ya que los vídeos se identifican normalmente con las extensiones .avi, mp4, mpeg, mwv, etc.
Quizás éste es uno de los aspectos que más descuidamos, pero que es importante para la identificación de un archivo entre tantos que se encuentren en un equipo de cómputo, carpeta, entre otros como documentos, audios, vídeos, etc, porque si en una empresa "x" una secretaria (Mery Flórez) envía a su jefe el informe de evaluación de un empleado en especial (Carlos León), y lo renombra como "Informe María" cuando el jefe lo reciba no va a saber a qué hace referencia dicho documento, pero si lo renombra como "Informe Final Empleado Carlos León", inmediatamente el jefe sabrá de qué se trata. En éste caso se trata de lenguaje claro.
