Funciones

Funciones

 De acuerdo con lo dispuesto por el Manual de Funciones Acuerdo No. 33 del 21 de Septiembre de 2021 la Secretaria General de la Universidad de Cartagena tiene las siguientes funciones:

1. Construir políticas y planes generales relacionados con la institución y velar por el cumplimiento de los términos y condiciones establecidos para su ejecución de acuerdo con el objetivo del cargo.
2. Dirigir, controlar y velar por el cumplimiento de los objetivos de la Institución, en concordancia con los planes de desarrollo y las políticas trazadas de acuerdo con el objetivo del cargo.
3. Adelantar las gestiones necesarias para asegurar el oportuno cumplimiento y pertinencia de los planes, programas, proyectos y adoptar sistemas o canales de información para la ejecución y seguimiento de los planes institucionales de acuerdo con el objetivo del cargo.
4. Presidir y/o asistir a las reuniones de los consejos,juntas, comités y demás cuerpos que en atención al cargo le corresponda y a las que le sean delegadas.
5. Cumplir con las responsabilidades atribuidas en calidad de miembro del gobierno institucional.
6. Rendir cuentas sobre su desempeño y gestión.
7. Proyectar los actos administrativos a que haya lugar debido al cargo y aquellas que sean asignadas.
8. Dirigir, coordinar y controlar el funcionamiento de las dependencias a su cargo.
9. Asesorar al gobierno institucional en la toma de decisiones.
10. Liderar, ejecutar, dirigir y hacer seguimiento a estrategias administrativas que coadyuven al Gobierno institucional.
11. Coordinar regulatoriamente la Institución.
12. Gestionar las actuaciones regulatorias institucionales, promoviendo adecuadas prácticas en la Universidad de Cartagena.
13. Cumplir como relator institucional de las actuaciones normativas integrales.
14. Coordinar, revisar y actualizar periódicamente las regulaciones internas, garantizando la integración normativa, la coherencia y adecuadas prácticas en la aplicación de las normas de la Institución.
15. Prestar asesoría y orientación en asuntos jurídicos a los órganos de gobierno institucional.
16. Proyectar, refrendar y custodiar los actos administrativos que expresen la voluntad y decisión tomada por el rector y los órganos de Gobierno Institucional.
17. Coordinar y organizar ceremonias de grado y expedición de títulos.
18. Coordinar la agenda regulatoria institucional, recibiendo, revisando y analizando las propuestas en concordancia con las dependencias responsables.
19. Liderar acciones que favorezcan la gobernanza institucional.
20. Gestionar el procedimiento de peticiones, quejas, reclamos y sugerencias(PQRS) de la institución con el fin de garantizar un acercamiento con usuarios internos y extemos, para la mejora continua de los procesos institucionales.
21. Actuar como secretario del Consejo Superior y el Consejo Académico.
22. Notificar y comunicar en los términos legales y reglamentarios, los actos que expida el Consejo Superior y el Consejo Académico, coordinar las notificaciones de los actos administrativos proferidos por la rectoría.
23. Liderar estrategias de la visibilidad de la gestión pública, posicionamiento de la Imagen y el manejo de las relaciones institucionales.
24. Definir los mecanismos necesarios para que la Institución, a través de sus procesos, gestione, suministre, custodie y maneje de manera adecuada la Información institucional.
25. Consolidar estrategias para fortalecer las relaciones públicas en procura del mejoramiento de la imagen institucional.
26. Desarrollar las actividades conducentes para garantizar el ejercicio democrático en los procesos de consultas y elecciones internas de la Universidad de Cartagena.
27. Vigilar la aplicación y cumplimiento de lo dispuesto en el Estatuto del Buen Gobierno.
28. Gestionar adecuadamente los riesgos y recursos institucionales inherentes a su proceso, para garantizar un gobierno transparente, eficiente y eficaz con enfoque participativo que fortalezcan la gobernanza institucional.
29. Liderar y velar por el cumplimiento de los procesos, subprocesos a su cargo y demás en los que tenga corresponsabllídad.
30. Revisar a intervalos planificados el Sistema de Gestión de la Calidad, como alta dirección de este, para asegurar su integridad, cambios, requisitos, enfoque por proceso y el logro de los resultados previstos.
31. Determinar, considerar y administrar adecuadamente los riesgos y oportunidades que pueden afectar la conformidad de los productos y servicios y la capacidad de aumentar la satisfacción de los usuarios y grupos de interés, promoviendo un pensamiento basado en prevención de riesgos.
32. Liderar, revisar, mantener y en caso de ser requerido actualizar las políticas de operación institucional que se encuentren a su cargo, consignadas en los procedimientos notmalizados y adoptados en el Sistema de Gestión de Calidad, en virtud de mantener su pertinencia con el contexto estratégico y el aumento de la satisfacción de los usuarios y grupos de interés de la Universidad de Cartagena.
33. Apoyar todos los roles pertinentes de la dirección, para demostrar su liderazgo en la forma en la que aplique a sus áreas de responsabilidad
34. Definir y difundir los indicadores básicos, los mecanismos y procedimientos que permitan evaluar el desempeño de su dependencia, del proceso a su cargo y reportarlos donde corresponda.
35. Cumplir y hacer cumplir los procedimientos, requisitos y protocolos Institucionales consignados en el proceso que lidera y en los que tiene corresponsabllídad.
36. Disponer y ejecutar los recursos destinados a las actividades asignadas a su proceso.
37. Responder por el uso adecuado de los activos fijos y valores asignados a su cargo.
38. Dar adecuado manejo a la información de conformidad con la Ley y las normas internas.
39. Promover acciones conducentes al fortalecimiento del clima laboral.
40. Supervisar y evaluar las actividades que desarrolle el personal a su cargo.
41. Preparar y presentar oportunamente los informes sobre las actividades desarrolladas.
42. Desempeñar las demás funciones asignadas por la autoridad competente, de acuerdo con el nivel. la naturaleza y las competencias del cargo.
43. Cumplir con la Constitución Política colombiana, la ley colombiana y las normas institucionales.

Perfil de la Secretaria General

Perfil de la Secretaria General

Katia Joly Villareal

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